3 de junho de 2014

Organização pessoal simples #3 - Agenda de papel


Hoje é dia de terminar a rubrica sobre a minha forma simples de organizar o dia-a-dia e de falar sobre a agenda de papel. De notar que esta não é uma organização perfeita, é só aquela que melhor se adapta às minhas rotinas e necessidades.

Já usei vários tipos de agenda. Das grandes, das pequenas, com horário, sem horário, com mais detalhes, menos detalhes. Enfim, perdi-lhes a conta. Nenhuma resultou como esta que vos vou descrever. 

Inevitavelmente acabava sempre por escrever em mil e um papelinhos que ia perdendo, tornando a minha vida, e principalmente a minha cabeça, num caos. Por isso é que esta agenda, feita à minha medida, resulta tão bem. Seguindo um pouco o modelo de David Allen “Getting things done”, peguei num simples dossier onde coloquei oito separadores e folhas pautadas. Os temas dos separadores são os que vos explico de seguida.
Agenda_perpétua
Inbox (ou caixa de entrada)
Para aqui vem tudo o que me aparecer ao longo do dia. Seja um compromisso, uma ideia, uma tarefa, fichas para preparar, tanto faz. Qualquer informação que surja é para aqui que vai. Depois será processada e colocada no separador que lhe pertence.
Neste separador tenho ainda algumas páginas plastificadas. Uma para colocar as tarefas a fazer, outra para o meu horário de trabalho semanal e o plano mensal de 2014 para ter um backup dos compromissos, caso o portátil ou telemóvel falhem.
 Pessoal
Apenas e só para colocar desejos, sonhos e objectivos, razões pelas quais os quero alcançar e o que tenho de fazer para lá chegar. Um separador que me serve de inspiração e motivação diária. Faz maravilhas à auto-estima e ajuda a estabelecer prioridades.

Work
Não é preciso dizer muito. É aqui que organizo as explicações, posts para o blog ou outras tarefas que tenha em mãos. Se forem projectos que levem mais tempo e mais complexos, coloco apenas a ideia geral aqui e faço o resto no portátil, no programa Nixnote (é a versão do Evernote, para Linux).

Ideias
Como o próprio nome indica, é onde coloco ideias que tenho e que ficam a marinar algum tempo para ver se as quero mesmo (ou consigo) implementar. Normalmente estão relacionados com o blog ou com a loja.

Tiago
Aqui coloco uma espécie de calendário com os dias mais importantes ao longo do ano e ideias de trabalhos que podemos fazer para comemorar. Além disto, estão também ideias de passeios e actividades, ideias de prendas que podem ser feitas por ele, tradições e rituais engraçados para serem iniciados, jogos a fazer para e com o Tiago e tudo o mais que esteja relacionado com ele.

Casa
Tudo o que está relacionado com a organização, decoração e renovação. Alberga as ideias gerais tanto de projectos pequenos (ex.:ideia decorativa) como grandes (ex.:medidas de portas, de divisões ou paredes) . É óptimo porque ao levar a agenda comigo posso sempre confirmar medidas ou verificar se uma determinada ideia é viável, quando estou nas lojas.

Lazer
Aqui planeio, com tempo e organização, tanto escapadelas como viagens grandes. Aponto alojamentos, restaurantes e locais de interesse a visitar nesses sítios. Normalmente são informações que me dizem e que depois organizo melhor com links e fotografias, no Nixnote. Tudo o que aponto neste programa, consigo depois ver no telemóvel, porque há sincronização entre os dois.

Info
As informações que considero importantes de ter, escrevo-as aqui. Desde números de contribuinte, B.I., contactos importantes que posso perder se ficar sem telemóvel e datas de aniversário da família e amigos.
Uso ainda uma mica no final do dossier para guardar documentação a levar para a contabilidade. Nunca mais perdi um papel.

E é assim que me organizo no dia-a-dia, com as minhas três ferramentas essenciais. E por aí, como fazem?

Parte 1 - Organização pessoal simples no computador
Parte 2 - Organização pessoal simples no telemóvel

4 comentários:

  1. Tenho uma agenda "comprada" que tento trazer sempre comigo. Mas como não preenche todas as minhas necessidades, faço-a acompanhar de um bloco pequeno, onde aponto tudo o resto. Ainda assim nem sempre é o método mais eficaz... gostei muito desta ideia de criarmos a nossa própria agenda, com os espaços e separadores que realmente têm a ver com a nossa vida e nos darão jeito.

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    1. O bom dela é isso mesmo, é personalizada de acordo com o que realmente necessitamos.

      Bjs

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  2. Já usei o teu método e gostei, porque se revelou funcional e eficaz - tudo o que é importante reunido num só dossier é uma maravilha, muito prático - mas regressei à "ideia inicial" por ser mais fácil de transportar na mala. Ou seja: agenda de papel e caderno para tomar notas. Creio que é o que mais me convém, mas continuo a achar que a solução que propões não é de descartar. Para quem se esquece onde guardou o papelinho x e y é perfeita.

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    1. A maravilha deste método é que realmente deixei de ter notas espalhadas por aí e principalmente na minha cabeça. Depois de meter tudo na Inbox, faço a devida distribuição. E só o facto de fazer isto permite que dê atenção e trate de muitos assuntos de que outra forma ficariam esquecidos. Com o tempo o dossier vai ficando mais pesado e acredito que apesar de uma boa solução, não seja prática pelo motivo que referiste. Depende da importância do método para cada um e se vale ou não a pena o peso e o tamanho. Bjs

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